«Para empresas: el registro de jornada, cómo se hace bien y qué pasa si no»
Es la obligación que más empresas incumplen sin darse cuenta de lo que se juegan. No por la sanción, que también, sino por lo que ocurre después en cualquier reclamación de horas extra.
Qué exige la norma
Desde mayo de 2019, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a todas las empresas, con independencia de su tamaño y del sector, a llevar un registro diario de jornada. Quedan fuera poco más que el personal de alta dirección y los sectores con jornadas especiales (RD 1561/1995), con reglas propias; un directivo con contrato laboral ordinario, ficha.
Los puntos que hay que cumplir:
Registro diario, no semanal ni mensual.
Horario concreto de inicio y de finalización de cada persona trabajadora. No basta con anotar el número total de horas del día.
Para toda la plantilla, incluidos quienes tienen jornada flexible o teletrabajan.
En los contratos a tiempo parcial, régimen reforzado: registro diario, totalización mensual y copia del resumen al trabajador con la nómina (art. 12.4.c ET). Incumplirlo hace presumir el contrato a jornada completa, con sus diferencias de salario y cotización. Si hay contratos parciales, empieza por aquí.
El resumen de horas extraordinarias. El art. 35.5 ET obliga además a totalizarlas en cada periodo de pago y a entregar copia al trabajador: obligación distinta del registro diario.
Conservación durante cuatro años, a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.
Organización previa, mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con la representación legal.
Lo que no vale
- Una hoja firmada al final del mes con el mismo horario repetido para todos los días.
- Anotar solo las horas totales sin las de entrada y salida.
- Un registro que no se conserva o que no se puede aportar cuando se pide.
- Dejar el registro en manos de cada persona sin ninguna supervisión ni validación.
- Un registro que refleja el horario teórico del contrato en lugar del realmente trabajado.
Ese último es el más frecuente y el más peligroso: documenta por escrito algo que puede contradecir lo que la empresa sostenga después.
Por qué importa más allá de la sanción
Aquí está el verdadero riesgo.
Cuando un trabajador reclama horas extra, la falta de registro deja a la empresa sin su mejor documento, y varios tribunales van más allá: sitúan en la empresa la carga de acreditar la jornada realmente trabajada y consideran suficiente que el trabajador aporte indicios, sin exigirle un cómputo hora a hora. Así lo han resuelto el TSJ del País Vasco el 20 de enero de 2026 (rec. 2562/2025) y el TSJ de Madrid el 21 de febrero de 2025 (rec. 851/2024). En la práctica, quien no registra pierde una discusión que con registro habría ganado.
Una reclamación que con registro correcto sería fácilmente rebatible se convierte, sin él, en una posición muy incómoda. Y las cantidades se reclaman con un año de retroactividad, multiplicado por cada persona que reclame.
Y en la iguala, el mismo asunto por el otro lado
En una Inspección, el registro es lo primero que se pide. La ausencia o la deficiencia del registro es infracción grave, y la multa rara vez viene sola: la actuación suele extenderse a horas extraordinarias no pagadas ni cotizadas, cuya liquidación puede superar con mucho a la sanción.
Cómo se hace bien sin complicarse
Un sistema que registre entrada y salida reales, y las pausas cuando el convenio lo exija. Puede ser digital o en papel: la norma no impone un medio concreto, solo que sea fiable y conservable. Con una cautela: la AEPD considera la huella y el reconocimiento facial datos de categoría especial y exige garantías reforzadas; consúltalo antes de implantarlo.
Validación periódica por la persona trabajadora y por su responsable.
Un procedimiento escrito de qué hacer cuando hay una incidencia: olvido de fichaje, desplazamientos, teletrabajo.
Coherencia con las nóminas. Si el registro muestra sistemáticamente más horas de las contratadas y las nóminas no lo reflejan, se está documentando el problema en lugar de resolverlo.
Conservación ordenada durante cuatro años, accesible y exportable.
El apunte incómodo
Para asesorías y gestorías que llevan esto para sus clientes, la colaboración en el contencioso laboral está explicada aparte.
Muchas empresas no registran porque sospechan que el registro real mostraría más horas de las pactadas. Es un error: el exceso existe igual, y solo cambia quién queda en mejor posición cuando alguien lo reclame.
Si el registro muestra un exceso sistemático, el problema no es el registro: es la plantilla o el pago de las horas, y conviene abordarlo antes de que lo haga un juzgado.
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Este artículo tiene finalidad informativa y no constituye asesoramiento jurídico para un caso concreto. La normativa y la jurisprudencia cambian: si tu asunto está vivo, contrástalo antes de actuar.